５月下旬、メンバーが揃い各プロジェクト、守の活動である、企業訪問が盛んに行われるタイミングに、ベンチャー起業論の執行部が企画した学生による学生のためのマナー勉強会。
前半は３回生の大野我意君のマナープレゼン
マナーは双方が共有の
時間を過ごすための手段
みなさん、マナーについて知っていますか。ある程度知っている人、まったく知らない人も中にはいると思います。今後、みなさんは企業に訪問する機会が増えてきます。その時、ある程度のマナーを知らないと損をするのは自分自身であるとともにプロジェクト自体が損をしてしまいます。その損をなくすためにも今回のこのコンテンツを頭の隅に入れていただければと思います。マナーとは、双方が共有の時間を過ごすための手段です。決して、強要するものではないです。
訪問時の失敗しないためのマナー
ビジネスパーソンであれば商談や打ち合わせで取引先を訪れることは避けては通れません。訪問時のマナーは相手先と良好な関係を築いていくためには大変重要なことで、訪問マナーがしっかり出来ている人は信頼できる人物という印象を与えて取引先とのビジネスチャンスが広がる可能性があります。とはいえ、訪問に慣れていない場合、不安もおおいですね。そこで、訪問先で失敗しないためにも失敗しないマナーの注意点です。
当日までの流れとしていくつかあるのですが、ひとつひとつをバラバラに覚えようとすると混乱して必要なことも抜けてしまうことがあります。そこで、みなさんに覚えて欲しいのは時系列でマスターしましょう。
事前アポイントは
１週間前までに電話で予約
事前に取引先の担当者にアポイントを取る。一般的には約１週間前までに電話で予約をとるのが基本です。・アポイントは、学校名、氏名、訪問の目的をまず伝えます。自己紹介についで、＠＠＠＠の件でお伺いしたいと思いますが、＠＠様のご都合はいかがでしょうか？と訪問の可否を尋ねます。
ここに関してはテンプレートがあったと思うのでリーダーに聞いてみてください。
❶訪問の日程を決める
次に訪問の日程を決めるってとこですね、相手の希望日時の方が優先するのですが、どうしても都合が合わない場合は、＠日と＠日だとお伺いできますが、都合の良い候補日を提示してくださいと日程の調整を図る。
❷内容の確認
次に内容の確認ですね。＠月＠日の＠時に＠＠と私の二人で訪問させていただきます。訪問の内容も復唱して確認します。
❸アポイント確認できたら内容を相手にメール
アポイントが取れたら間違いが起こらないように決まった内容を相手にメールしておきます。
❹前日までに訪問先までの移動経路と
所要時間の確認と訪問挨拶
あと、移動経路だったり所要時間のシュミレーションをマストで行って欲しいのと、あと一個、前日から当日の朝までには事前の挨拶をしておいてください。
当日挨拶から名刺交換までの流れ
❶ 余裕を持って行動、５分前には受付
遅刻は絶対にありえません、マストで15分前に訪問先について５分前には受付に行ってください。受付で、学校名とプロジェクト名と氏名の方を告げて担当者へのお取り次ぎの方をお願いします。
この際、電話だけが置かれた無人の受付の場合は、置かれた電話で直接担当者へ連絡して、学校名とプロジェクト名、と氏名を告げて、担当者の指示に従って行動します。
もしも、遅れそうな場合はお詫びの連絡
もし仮に、約束の時間に遅れそうな場合は、担当者に連絡をしお詫びをしてから、余裕を持った到着時間を伝えます。
❷ 訪問時のみだしなみ、見た目で信頼を失わない
訪問当日、面会前に必ず身だしなみの方をチェックしてください。第一印象、見た目が55%しめると言われているので、見た目で信頼を失わないためにヘアスタイルと服装に乱れがないか身だしなみの方は必ずチェックしましょう。女性の場合はメイクが崩れてないか、ストッキングが伝線していないかを確認しておいてください。
雨天時の訪問 訪問先の建物に到着したら傘は傘立てに折りたたみ傘の場合は袋に入れてバックにしまいます。
冬場の訪問の際は、建物に入る前にマフラーや手袋を外してバックに入れ、コートは手に持ってはいります。
❸ 名刺交換は下の立場から先にだす
名刺交換は基本的に下の立場の人から先にだします。訪問者の方から先にだします。
相手が複数人いる場合は上の立場の人から順番に渡していきます。名刺交換は必ず相手の正面に立って行ってください。机越しに渡すのはNGです。交換した名刺はすぐに終わずに、名刺入れの上に置き、机の上に置いて置いておきます。
❹お茶を飲むタイミングとマナー
お茶が出された場合、いつ飲むか迷いますが、相手からどうぞと言われるタイミングや商談が一段落して相手が飲みだすタイミングにいただきますといって飲んでください。どうしても飲めない場合を除いて、飲んでしまうのが良いと思います。
コーヒーや紅茶の飲み方 カップを片手で持って飲んでください。両手で持って飲んでしまうと、温度が低いですよとなってしまうのでNGです。
飲み物を好みを聞かれた時、お茶、コーヒー、紅茶など聞かれたら自分の好みのものを伝えてOKです。ただし、複数人がバラバラになってしまうと手間になってしまうので、同行者がいる場合は同じ飲み物にするなど相手への配慮をわすれないようにするのも大事です。
❺退出時のマナーは、訪問者側からタイミングをみて
退室時のマナーについて商談や打ち合わせの内容を確認して、訪問者側からタイミングをみて話を切り上げて机の上の資料を素早く片付けます。
訪問時の商談が成立したか否かは別として、お礼を言って退室します。
相手に見送られたら、こちらで失礼しますと辞退するのがマナーなんですが、それでも相手が見送る場合は好意を受けてください。海外では最初と最後に握手するのがマナーなんですけど、日本だと一般的ではないのでしない方が良いとおもう。
❻お礼メールは鮮度が命
お礼メールはできるだけはやく、午前中の打ち合わせであれば、その日の夕方までに、夜や午後の打ち合わせであれば翌日の午前中までに送るのがベストです。表現などにじっくりこだわって返信したいのはわかりますが、お礼メールは鮮度が命で、相手側にその余韻が残っているうちに送らないとお礼の効果が半減してしまいますので、ちょっとしたお礼であれば出来るだけ早く送るのが大切です。
・件名はわかりやすく簡潔に
この際に注意点は、件名はわかりやすく簡潔に、誰からの何に関するメールなのかが一目でわかるように心がけてください。はじめて会った相手には、昨日の＠＠のお礼、株式会社＠＠様 自身の学校名や名前を書くことをおすすめします。こうすることで、相手は誰からの何のメールかが一目で判断出来るため、メールの見落としを防ぐ効果があります。
・件名で先日はありがとうございましたはNG
よくあるメールで「先日はありがとうございました」これはNGの最たる例で、先日では具体的にいつの話かわからないし、誰からの何のメールかわからない。他の多くの人からのお礼メールもくるでしょうから、自分からのメールだとわかりやすく。
・次に定型文にならないように
お礼メールは早いほど良いと言いましたが、だからといって、スピードを優先するあまり、どこでも誰にでも使える定型分を送るのは避けたいところです。
・取り急ぎは、相手によっては失礼
取り急ぎお礼までというフレーズは、とりあえず急いでという意味ですので、受け取る相手によっては失礼と感じる人もいるので注意しておいてください。
・改行は適当な量で
定型分は調べてみておいてください。
・複数人にメールするCCとBCC
基本は一人ひとりにあてて送るのがいいとおもいますが、
複数人にメールを送りたい場合は、CCとBCCがあります。
CCは carbon copy (カーボンコピー)の略で、複写であることがわかるようになっています。BCCはblind carbon copy (ブラインドカーボンコピー)複写であることがわからないようになっています。第三者にも送りたい場合は、BCCが良いと思います。メールの宛先の下にCCとBCCがあるのでそこに、メールアドレスを貼り付けます。